Bedrijfsvoering

Omschrijving

Het bestuursakkoord "Met lef & liefde voor Deventer" spreekt over grote kansen en uitdagingen op het gebied van werk, duurzaamheid, zorg, evenementen en samen leven. Dat vraagt om een organisatie die zich makkelijk organiseert rond deze opgaven. Een organisatie die goed functioneert, die zowel robuust is als wendbaar. Daarover gaat het programma Bedrijfsvoering.

We ontwikkelen ons tot een organisatie die flexibel, communicatief en netwerkend is. Zo kunnen we inspelen op wat de samenleving ons vraagt. De rol die we daarbij innemen (faciliterend, regulerend, uitnodigend of handhavend) hangt af van het maatschappelijke vraagstuk. De organisatie kent een verdeling van taken en verantwoordelijkheden, maar treedt naar buiten toe als één geheel op. De organisatie is er op gericht een optimale connectie te maken met de buitenwereld. En zorgt ervoor dat maatschappelijke vraagstukken snel en effectief worden opgepakt.

We willen een organisatie zijn waar de medewerkers met trots en plezier werken. Dat doen we in duurzame huisvesting waarin gebouw en voorzieningen optimaal worden benut. In een organisatie waar integraal gewerkt wordt, over domein- en teamgrenzen heen. Waar we sturen op basis van vertrouwen: minder kaders, maar wel steviger en met korte beslislijnen. En volgens de kernwaarden zorgzaam, verantwoordelijk, open en durf.

Inwoners en ondernemers verwachten dat we onze informatievoorziening op orde hebben. Tot de basis daarvan behoort het borgen van privacy en informatieveiligheid. Ook vraagt dit om een gemeentelijke organisatie die datagedreven werkt.

Er is een sterke focus op de financiële soliditeit van de gemeente. Op www.hetgeldvan.deventer.nl zijn begroting en andere financiële stukken volledig digitaal beschikbaar. Besturen betekent vooraf kaderen, vervolgens het goede handelen en achteraf verantwoorden. De gemeente Deventer wil graag laten zien dat zij in control is. Zo verantwoorden we open en transparant aan onze inwoners wat we voor de gemeenschap hebben gedaan. Control is daarmee een essentieel onderdeel voor de gemeente om succesvol te zijn.

Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (DOWR) hebben een samenwerkingsverband op het gebied van bedrijfsvoering. De financiële administratie, de gemeentelijke belastingen, de ICT, de facilitaire zaken en het inkoopadvies leveren we in dit verband vanuit de gemeente Deventer. Continu innoveren is op alle percelen het uitgangspunt.

Alles uitklappen
Actuele beleidscontext

In 2018 hebben wij de kwartaalrapportage geïntroduceerd. In 2019 wordt de rapportage verder ontwikkeld, zodat het past bij de behoefte die de raad heeft om tussentijds te sturen. We werken resultaatgericht en besteden meer aandacht aan het risicogedreven werken. Om zodoende met de juiste informatie de juiste beslissingen te kunnen nemen. Daarvoor richten we een controlraamwerk in. Dit raamwerk bevat onze kaders, de wijze van sturen en beheersen en tevens onze manier van toetsen en ervan leren.

De privacy van inwoners en de informatieveiligheid van de gemeente moeten worden gewaarborgd. De komende vier jaar richten wij ons op het stroomlijnen van de verantwoordingen op privacy en informatie-veiligheid. Het combineren van gegevens en de manier waarop informatie ons stuurt, verdienen onze permanente aandacht.

In onze gemeente vinden we het belangrijk dat iedereen gelijke kansen heeft, ongeacht afkomst, huidskleur, geslacht of seksuele geaardheid. We geven zelf het goede voorbeeld door te blijven streven naar een ambtelijke organisatie die zich kenmerkt door diversiteit. In het voorjaar van 2019 evalueren we de proef met anoniem solliciteren.


Gemeentebrede ontwikkeling

Meerjarige formatie, bezetting, vacatureruimte en leeftijdsopbouw
In dit overzicht is het meerjarenperspectief in de formatie van de gemeente Deventer weergegeven. Dit is de actuele stand per maart 2018.

Meerjarige formatieontwikkeling

2018

2019

2020

2021

2022

Formatie¹

692

684

680

676

674

Bezetting²

648

648

648

648

648

Vacatureruimte

44

36

32

28

26

bron: dashboard beaufort
1fte: exclusief formatie Het Groenbedrijf, DWT, Raad, B&W en (structureel) gedetacheerden
²bezetting is incl. boventalligen, exclusief formatie Het Groenbedrijf, DWT, Raad, B&W en (structureel) gedetacheerden

Bovenstaande tabel laat zien dat we medio augustus 2018 44 fte vacatureruimte hebben. Gedurende het jaar is er fluctuatie in vacatureruimte door in-, door- en uitstroom. Tevens worden vacatures aangehouden als flexibele schil voor de teams om de prestaties te realiseren die in de begroting zijn afgesproken.

De afgelopen jaren is een daling te zien in zowel de formatie als de bezetting van de gemeente. Als gevolg van het vervallen van taken en bezuinigingen zijn per 1 januari 2019 tien personen boventallig. Deze personen volgen een van werk-naar-werk-traject van maximaal twee jaar. Indien er geen geschikt of passend werk binnen de gemeente wordt gevonden in deze periode, leidt dit tot ontslag.

Vitale opbouw van onze organisatie
De gemeente Deventer wil een vitale en toekomstbestendige organisatie zijn. We streven naar een diverse en kwalitatief evenwichtige opbouw van de organisatie.

Instroom jongeren:
De gemeentelijke organisatie vergrijst. Een kleine 70% van ons personeelsbestand is 45 jaar en ouder. Om te kunnen blijven voldoen aan de vraag vanuit de samenleving, moeten we de uitstroom van medewerkers die met pensioen gaan opvangen. Dat betekent een evenwichtige opbouw van het personeelsbestand en instroom van medewerkers met nieuwe kennis en competenties. Binnen de gemeente zijn jongeren in de leeftijd tot 34 jaar ondervertegenwoordigd (zo’n 10% van ons personeelsbestand). In 2018 hebben we met een specifieke campagne en extra aandacht voor kansen voor jongeren hier verandering in aangebracht. In 2019 zetten we dit door en blijven we aandacht geven aan het werven van jongeren. Maar ook het bekrachtigen van de relatie van jongeren bij ons als werkgever. Dit doen we ondermeer door het bieden een ontwikkeltraject zodat we de binding met onze jonge medewerkers verder verstevigen

Structurele aandacht diversiteit en anoniem solliciteren:
We vormen een inclusieve organisatie waarin iedereen naar vermogen kan bijdragen, waar we open staan voor elkaar en waarin iedereen gelijke kansen heeft. We sterken de aandacht voor diversiteit en anti-discriminatie op de werkvloer binnen de gemeente Deventer, onder meer met trainingen en met een proef anoniem solliciteren. Hiermee geven we uitvoering aan het door de raad aangenomen initiatiefvoorstel Deventer Divers (maart 2018).

Inhuur
De begrote inhuur boven formatie 2019 bedraagt €7,2 miljoen. Het gaat dan om inhuur van extra capaciteit van €3,7 miljoen en inhuur van specifieke deskundigheid van €2,0 miljoen. Daarnaast verwachten we in 2019 dat er inhuur nodig is binnen de vaste formatie. Deze inhuur wordt ingeschat op €1,5 miljoen. Het gaat hier om tijdelijke invulling van vacatures en inhuur in verband met ziekte. Bij de aanvraag voor inhuur wordt altijd eerst gekeken of dit intern kan worden opgelost of via de talentenregio. Wanneer dit niet het geval is wordt de aanvraag gepubliceerd op de inhuurdesk. Inhuuropdrachten boven €100.000 moeten worden geaccordeerd door de directie. Via de P&C cyclus wordt er gerapporteerd over de stand van zaken van het inhuurbudget.

Inhuur (bedragen x €1.000)

Realisatie

Begroot

Soort inhuur

2014

2015

2016

2017

2018

2019

Inhuur vaste formatie

1.115

1.362

1.928

1.204

1.019

1.500

Inhuur extra capaciteit

4.683

4.713

3.409

3.979

3.003

3.700

Inhuur specifieke deskundigheid

1.656

2.151

1.921

2.523

1.858

2.000

Totaal

7.454

8.226

7.258

7.706

5.880

7.200

ZiekteverzuimIn 2017 was het ziekteverzuim 4,7%. Dit ligt net boven de organisatiedoelstelling van 4,6%. Het verzuim bestaat met name uit langdurig verzuim. De doelstelling voor 2019 blijft ongewijzigd. Met het behalen van de doelstelling behoort de gemeente tot 25% beste scorende gemeenten in de klasse 50.000 – 100.000 inwoners. De organisatie focust op het terugbrengen van de lange en zeer langdurige verzuimgevallen die grote invloed hebben op het ziekteverzuimpercentage. Daarnaast richt het beleid zich op het voorkomen van langdurig verzuimgevallen.


Gerelateerde informatie

  • Doelstelling
  • Prestatie

Toon prestaties bij doelstellingen

  • 5

    We zijn een lerende organisatie; hebben inzicht in ons succes én falen. Medewerkers hebben eigen regie en verantwoordelijkheid op hun loopbaan en mobiliteit. Onze organisatie kenmerkt zich door diversiteit. Onze proces en ICT-inrichting kan snel aangepast worden op nieuwe taken. Daarvoor maken we gebruik van de huidige en toekomstige innovaties en technische mogelijkheden, zoals  Common Ground.

  • We doen pilots en experimenten volgens de landelijke Common Ground-beweging (data en applicatie los van elkaar)

  • We werken bij klachten volgens de normen van “Prettig contact met de overheid”

  • We evalueren de pilot met anoniem solliciteren

  • 5

    We werken aan onze informatiehuishouding, zodat we efficiënt en  integraal kunnen werken. Medewerkers en externen hebben veilig en 24/7 toegang tot informatie. “Eenmalige uitvraag, meervoudig gebruik” maken we waar; we wegen daarbij onze publieke taak (AVG/Informatie Veiligheid (IV)). We ontwikkelen ons naar een datagedreven organisatie.

  • We voeren pilots uit met datasturing rond ondermijning en de Omgevingswet

  • We voldoen voor 90% aan de BIG (Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten)

  • We stellen de principes voor informatie-architectuur vast

  • 5

    We zijn financieel robuust en hebben een toegankelijke en betrouwbare informatievoorziening. We werken met vitale professionals in een eigentijdse werkomgeving. Daarmee zijn we slagvaardig, betrouwbaar en transparant.

  • We ontwikkelen de kwartaalrapportages door

  • We ontwikkelen het financieel systeem door

  • Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO)/circulair inkopen vaststellen en uitvoeren

  • Invoeren e-facturering

  • 5

    We zijn een lerende organisatie; hebben inzicht in ons succes én falen. Medewerkers hebben eigen regie en verantwoordelijkheid op hun loopbaan en mobiliteit. Onze organisatie kenmerkt zich door diversiteit. Onze proces en ICT-inrichting kan snel aangepast worden op nieuwe taken. Daarvoor maken we gebruik van de huidige en toekomstige innovaties en technische mogelijkheden, zoals  Common Ground.

  • 5

    We werken aan onze informatiehuishouding, zodat we efficiënt en  integraal kunnen werken. Medewerkers en externen hebben veilig en 24/7 toegang tot informatie. “Eenmalige uitvraag, meervoudig gebruik” maken we waar; we wegen daarbij onze publieke taak (AVG/Informatie Veiligheid (IV)). We ontwikkelen ons naar een datagedreven organisatie.

  • 5

    We zijn financieel robuust en hebben een toegankelijke en betrouwbare informatievoorziening. We werken met vitale professionals in een eigentijdse werkomgeving. Daarmee zijn we slagvaardig, betrouwbaar en transparant.

  • We doen pilots en experimenten volgens de landelijke Common Ground-beweging (data en applicatie los van elkaar)

  • We werken bij klachten volgens de normen van “Prettig contact met de overheid”

  • We evalueren de pilot met anoniem solliciteren

  • We voeren pilots uit met datasturing rond ondermijning en de Omgevingswet

  • We voldoen voor 90% aan de BIG (Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten)

  • We stellen de principes voor informatie-architectuur vast

  • We ontwikkelen de kwartaalrapportages door

  • We ontwikkelen het financieel systeem door

  • Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO)/circulair inkopen vaststellen en uitvoeren

  • Invoeren e-facturering

Indicatoren

Beleidsindicatoren

Nummer

Taakveld

Naam

Waarde

Toelichting

Bron

2

Bestuur en ondersteuning

Bezetting

6,40

Fte per 1.000 inwoners

eigen gegevens

1

Bestuur en ondersteuning

Formatie

6,79

Fte per 1.000 inwonere

eigen gegevens

3

Bestuur en ondersteuning

Apparaatskosten

558

Kosten per inwoner

eigen begroting

4

Bestuur en ondersteuning

Externe inhuur

12,30

Kosten inhuur externen als % van totale loonsom + kosten inhuur externen

eigen begroting

5

Bestuur en ondersteuning

Overhead kosten

7,96

% van totale lasten

eigen begroting

Gerelateerde informatie

Financiën

Exploitatie

(bedragen x €1.000)

2018

2019

2020

2021

2022

Lasten

34.409

32.608

32.233

32.797

32.518

Baten

7.729

7.832

7.740

7.740

7.692

Saldo exclusief reserves

-26.680

-24.776

-24.493

-25.057

-24.826

Storting in reserves

558

887

1.011

579

589

Putting uit reserves

2.937

508

554

863

569

Saldo reserves

2.379

-379

-457

284

-20

Saldo inclusief reserves

-24.301

-25.154

-24.950

-24.774

-24.846

Toelichting

Het saldo van baten en lasten inclusief reserves is in 2019 €1 miljoen lager ten opzichte van 2018.

Saldo baten en lasten exclusief reservesDe daling van lasten en baten (exclusief reserves) van €1,58 miljoen in 2019 ten opzichte van 2018 is als volgt te verklaren:

  • Het budget leren en ontwikkelen is in 2019 (-€200.000) lager als gevolg van budgetoverhevelingen vanuit 2017 naar 2018;
  • Lagere kosten door uitstroom van boventalligen in 2019 (-€522.000);
  • In 2019 worden de taakstellingen bij Bedrijfsvoering (financiële functies, communicatie en ondersteuning) verder doorgevoerd (-€350.000);
  • Eenmalig budget privacy officer in 2018 vervalt in 2019 (-€100.000);
  • In 2018 waren er bij de I-werkorganisatie diverse eenmalige projecten (- €1,1 miljoen).

Naast de daling is er ook een stijging aan lasten te zien van:

  • Loon en prijscompensatie (€781.000);
  • Budget in 2019 toegevoegd voor invoering Wet Normalisering Rechtpositie Ambtenaren (WNRA)  (€54.000).

De stijging van de inkomsten is met name de doorberekening van de loon- en prijscompensatie aan de DOWR gemeenten.

De daling van putting en storting in de reserves van €2,6 miljoen in 2019 ten opzichte van 2018 is als volgt te verklaren:

  • In 2019 wordt minder geput uit de reserves ten opzichte van 2018. In 2018 zijn veel eenmalige investeringen gedaan (o.a. digitaal werken, eenmalige projecten ICT. In totaal een bedrag van €1,8 miljoen;
  • Daarnaast is er in 2018 incidenteel een bedrag €200.000 voor Leren en Ontwikkelen overgeheveld en is er groot onderhoud en aanpassingen aan diverse panden gepleegd (€319.000). Er is voor €494.000 in 2018 begroot voor in de invulling taakstelling bedrijfsvoering;
  • De stijging van de storting in de reserve heeft betrekking op de investeringen ICT (met name investeringen hard- en software).

Taakvelden

(bedragen x €1.000)

Bedrijfsvoering

2019

2020

2021

2022

0.4

Overhead

-24.776

-24.493

-25.057

-24.826

0.64

Belastingen overig

Saldo Programma

-24.776

-24.493

-25.057

-24.826

Investeringen

(bedragen x €1.000)

2019

2020

2021

2022

Uitgaven t.l.v. investeringen

1.949

2.820

1.405

1.370

Inkomsten t.g.v. investeringen

Saldo

-1.949

-2.820

-1.405

-1.370

Toelichting

Betreft diverse investeringen ICT.

Gerelateerde informatie